Информация о клиенте:
Клиент — крупная производственная компания с собственными торговыми марками и контрактным производством бытовой химии. Работает по всей России, поставляя продукцию в федеральные розничные сети и через дистрибьюторов
Информация о клиенте:
Клиент — крупная производственная компания с собственными торговыми марками и контрактным производством бытовой химии. Работает по всей России, поставляя продукцию в федеральные розничные сети и через дистрибьюторов.
Задачи:
Компания столкнулась с типичной проблемой масштабного бизнеса: хаос в процессе согласования и оплаты счетов
Задачи:
Компания столкнулась с типичной проблемой масштабного бизнеса: хаос в процессе согласования и оплаты счетов
1. Счета поступали в мессенджерах, на почту, устно — без систематизации
2. Не было понимания, какие счета приоритетны, на какой стадии согласования они находятся
3 .Казначей не мог планировать оплату — деньги «зависали» или, наоборот, расходовались без учёта
4. Инициаторы счета не могли отследить статус оплаты, приходилось по каждому счету обращаться лично к казначею
5. После оплаты счета сотрудники часто забывали прикрепить закрывающие документы, что тормозило бухгалтерию
6. Руководство не видело общей картины по закупкам и движениям документов
7. Отсутствие системности создавало хаос в оплатах и головную боль бухгалтерии..
Что сделали:
Реализовали централизованную систему работы со счетами на базе Bitrix24:
1. Единая цифровая среда для работы со счетами
- Создали отдельный раздел в Bitrix24 для загрузки и обработки счетов
- Каждый счёт оформляется через форму: указывается инициатор, сумма, назначение, подразделение, поставщик
Счета отображаются на Kanban-доске с этапами:
- Черновик
- На согласовании
- Согласован
- Передан на оплату
- Оплачен
- Закрывающие документы получены
Результат: Все участники процесса (инициаторы, руководители, казначей) видят статус каждого счёта в реальном времени
2. Автоматизированная цепочка согласования
Настроили бизнес-процесс согласования:
- Сначала счёт проверяет руководитель отдела
- Затем — исполнительный директор
- После этого счёт попадает к казначею
- Если счёт не согласован на каком-то этапе — возвращается инициатору с комментарием
Результат:
прозрачный и управляемый процесс, без ручной переписки и дублирования
3. Контроль за закрывающими документами
- После оплаты счёта система автоматически создаёт задачу инициатору — прикрепить закрывающие документы
- В задаче есть ссылка на счёт, чек-лист и дедлайн
- Руководители и бухгалтерия видят, по каким счетам документы не загружены
Результат: Контроль закрывающих документов стал простым и системным
4. Планирование бюджета и отчётность
Настроили бизнес-процесс согласования:
Результат: финансовое планирование стало точнее, снизились риски задержек
- Казначей видит все согласованные счета, ожидающие оплаты
- Можно фильтровать по подразделениям, суммам, срокам
Результат: финансовое планирование стало точнее, снизились риски задержек
1. Единая цифровая среда для работы со счетами
- Создали отдельный раздел в Bitrix24 для загрузки и обработки счетов
- Каждый счёт оформляется через форму: указывается инициатор, сумма, назначение, подразделение, поставщик
Счета отображаются на Kanban-доске с этапами:
- Черновик
- На согласовании
- Согласован
- Передан на оплату
- Оплачен
- Закрывающие документы получены
Результат: Все участники процесса (инициаторы, руководители, казначей) видят статус каждого счёта в реальном времени
2. Автоматизированная цепочка согласования
Настроили бизнес-процесс согласования:
- Сначала счёт проверяет руководитель отдела
- Затем — исполнительный директор
- После этого счёт попадает к казначею
- Если счёт не согласован на каком-то этапе — возвращается инициатору с комментарием
- Все действия фиксируются в карточке счёта, исключая «потерянные» документы
Результат:
прозрачный и управляемый процесс, без ручной переписки и дублирования
3. Контроль за закрывающими документами
- После оплаты счёта система автоматически создаёт задачу инициатору — прикрепить закрывающие документы
- В задаче есть ссылка на счёт, чек-лист и дедлайн
- Руководители и бухгалтерия видят, по каким счетам документы не загружены
Результат: Контроль закрывающих документов стал простым и системным
4. Планирование бюджета и отчётность
Настроили бизнес-процесс согласования:
- Казначей видит все согласованные счета, ожидающие оплаты
- Можно фильтровать по подразделениям, суммам, срокам
- Это позволяет планировать бюджет и управлять кассовыми разрывами
Результат: финансовое планирование стало точнее, снизились риски задержек
Результат внедрения:
Сокращено количество «зависших» счетов и потерь во времени
Казначей получил прозрачную очередь на оплату
Руководство видит, кто и за что отвечает на каждом этапе
В 3 раза снизилось количество случаев, когда забывали прикрепить закрывающие документы
Оптимизировано планирование бюджета и снижены кассовые разрывы
Способ реализации:
Для решения этих задач в системе Битрикс24 создаётся инструмент "Платёжный календарь", который автоматизирует процесс согласования и оплаты счетов
Способ реализации:
Для решения этих задач в системе Битрикс24 создаётся инструмент "Платёжный календарь", который автоматизирует процесс согласования и оплаты счетов
1. Создание карточки счёта:
Инициатор создаёт карточку счёта в Битрикс24, заполняя все необходимые поля:
Контрагент (выбирается из базы CRM).
Номер договора.
Сумма.
Дата оплаты.
Назначение платежа (что покупается и для какого отдела).
Приложение печатной формы счёта и других документов.
2.Согласование по цепочке:
Настраивается бизнес-процесс согласования, который автоматически направляет карточку счёта на утверждение
Руководителю отдела.
Коммерческому или исполнительному директору.
Собственнику компании (если требуется).
Каждый согласующий видит полную информацию о счёте, включая данные инициатора, назначение платежа и результаты предыдущих этапов согласования
3. Передача в казначейство:
После финального согласования карточка счёта автоматически передаётся в казначейство.
Казначей формирует платёжный календарь на основе согласованных счетов, учитывая даты оплаты и доступные средства
Казначей формирует платёжный календарь на основе согласованных счетов, учитывая даты оплаты и доступные средства
4. Закрытие счёта:
После оплаты инициатору автоматически создаётся задача на загрузку закрывающих документов.
Все документы хранятся в карточке счёта, что упрощает работу бухгалтерии.
Все документы хранятся в карточке счёта, что упрощает работу бухгалтерии.
5. Мониторинг и контроль:
Все участники процесса могут в реальном времени отслеживать статус счёта:
На согласовании
Согласован
Оплачен
Закрыт
На согласовании
Согласован
Оплачен
Закрыт
5. Готовый результат:
После внедрения решения компания получает:
Полностью автоматизированный процесс согласования и оплаты счетов
Единое цифровое пространство для управления исходящими платежами
Прозрачность на всех этапах: от создания счёта до его закрытия
Упрощённое формирование платёжного календаря для бухгалтерии
Снижение финансовых рисков за счёт планирования и контроля платежей
Ускорение процесса согласования и оплаты
Полностью автоматизированный процесс согласования и оплаты счетов
Единое цифровое пространство для управления исходящими платежами
Прозрачность на всех этапах: от создания счёта до его закрытия
Упрощённое формирование платёжного календаря для бухгалтерии
Снижение финансовых рисков за счёт планирования и контроля платежей
Ускорение процесса согласования и оплаты
Другие кейсы нашей компании
мы реализовали более 200 проектов, вот некоторые из них..
Другие кейсы нашей компании
мы реализовали более 200 проектов, вот некоторые из них..
Экскурсии на фабрику мороженного
Компания из Санкт-Петербурга занимается организацией экскурсий на действующую фабрику мороженого, расположенную на Петроградском острове
Модельное агентство
Компания MONE MA — агентство, специализирующееся на подборе моделей для рекламных съёмок и мероприятий в B2B-сегменте
Отдел продаж и организация работы сметного отдела
Компания специализируется на ремонте и строительстве коммерческих помещений «под ключ» — от проектирования до сдачи объекта. Среди клиентов — федеральные сети, такие как Dodo Pizza, Love Republic и другие бренды розничной торговли и общественного
Платежный календарь производственной компании
Клиент — крупная производственная компания с собственными торговыми марками и контрактным производством бытовой химии. Работает по всей России, поставляя продукцию в федеральные розничные сети и через дистрибьюторов
HR в производство и дистрибъюции бытовой химии
Клиент — крупная производственная компания с собственными торговыми марками и контрактным производством бытовой химии. Работает по всей России, поставляя продукцию в федеральные розничные сети и через дистрибъюторов.
CRM-форма появится здесь
Свяжитесь с нами
Адрес
Санкт-Петербург, улица Грота 1-3
Время работы
Понедельник-пятница: 09.00 -19.00
«ООО «1С-Битрикс», ИНН 7717586110
— Бесплатные Сайты и CRM.